ETIKA KERJA SEKRETARIS KANTOR

ETIKA KERJA

SEKRETARIS KANTOR

RIMA NURYANI

Program Studi D3 Administrasi Bisnis

Jurusan Administrasi Niaga - Politeknik Negeri Bandung

ABSTRACT

Service work on the administrative profession is not just a desk job but activities both internal and external communications companies also are responsible. Likewise with the secretarial work is part of the activities. A secretary must be a man who has a good personality. Ethics is a guideline sekertais attitudes and behavior in everyday life, both inside and outside the office. In performing its duties, the secretary should be served in accordance with the norms and ethics contained in the ethics of secretary. Office workers, especially the secretary, is expected to be able to understand the contents of ethics secretary and implement the best possible way to improve productivity. Ethics secretary is built upon principles of beauty, equity, goodness, justice, liberty, truth.

KEYWORDS: Secretary, Secretary Ethics, Secretary Ethical Principles.

ABSTRAK

Pekerjaan pelayanan pada profesi administrasi tidak hanya pekerjaan di belakang meja akan tetapi kegiatan komunikasi baik internal maupun eksternal perusahaan juga menjadi tanggung jawabnya. Begitu juga dengan pekerjaan sekretaris merupakan bagian dari kegiatannya. Seorang sekertaris haruslah seorang yang memiliki kepribadian yang baik. Etika sekertais merupakan pedoman sikap dan tingkah laku dalam kehidupan sehari-hari, baik di dalam maupun di luar kantor. Dalam melaksanakan tugasnya, sekertaris harus bertugas sesuai dengan norma dan tatakrama yang terkandung dalam etika kerja sekretaris. Pegawai kantor, khususnya sekertaris, diharapkan dapat memahami isi etika sekertaris dan melaksanakan dengan sebaik-baiknya guna meningkatkan produktivitas kerja. Etika-etika sekertaris dibangun atas prinsip-prinsip beauty, equity, goodness, justice, liberty, truth.

KATA KUNCI: Sekretaris, Etika Sekretaris, Prinsip-Prinsip Etika Sekretaris.

PENDAHULUAN

Pada era global, dewasa ini tugas pimpinan semakin luas, sangat beragam, dan sangat kompleks. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui situasi dan kondisi organisasi dalam suatu sistem yang terpadu, dimulai dari level yang terendah sampai yang tertinggi. Hal ini memberikan konsekuensi bahwa seorang pemimpin harus cepat tanggap, tepat dalam mengambil keputusan bagi setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien, serta harus dapat memahami dan menguasai segala permasalahan yang timbul di lingkungan organisasinya.

Kehidupan suatu organisasi secara mendasar sangat ditentukan oleh adanya manusia. Sumber daya manusia merupakan salah satu dimensi yang sangat penting dan merupakan salah satu faktor pendukung sekaligus penentu keberhasilan suatu organisasi. Bagaimana pun baiknya organisasi tidak akan mempunyai arti tanpa kehadiran seorang sekretaris yang menjadi pusat dan sumber inspirasi dari aktivitas suatu organisas (Yatimah, 2009:5).

Sekretaris merupakan salah satu faktor penting yang dapat membantu kemajuan suatu instansi atau perusahaan. Sekretaris dibutuhkan untuk membantu meringankan tugas-tugas dan beban pimpinan, terutama tugas-tugas yang bersifat rutin dan operasional (Ernawati, 2004:9).

Sekretaris berfungsi membantu pimpinan dalam memulai sampai menuntaskan suatu pekerjaan. Sekretaris harus mampu membantu mengatasi kesibukan dan kesulitan pimpinan, termasuk membantu mencari cara yang lebih baik dan efisien serta cara penyederhanaan penyelesaian suatu pekerjaan. Sekretaris harus pula selalu siap sedia membantu pimpinan dan mengertikeinginan pimpinan, juga dapat meringankan beban pimpinan dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi pimpinan. (Ernawati, 2004:11)

Peranan sekretaris sangat penting dalam suatu kantor atau perusahaan, maka penulis tertarik untuk mengkaji judul “Etika Kerja Sekretaris Kantor”.

 DEFINISI ETIKA DAN MORAL

1.    Etika  

Secara etimologi (asal kata) istilah etika berasal dari bahasa latin “eticius” dan dalam bahasa yunani “ethicos” atau “ethos”  yang berarti kebiasaan atau dalam bentuk jamaknya “ta etha” yang berarti juga adat istiadat. Dengan demikian menurut pengertian yang asli dikatakan yang baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa yang dimaksud dengan etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik (Wursato, 1987). Sedangkan menurut Keraf (1998) membagi pengertian etika kedalam dua pengertian. Pertama, bahwa pengertian etika sama dengan pengertian moral yaitu sistem nilai tentang bagaimana manusia harus hidup baik sebagai manusia yang telah diinstitusionalkan dalam sebuah adat kebiasaan yang kemudian terwujud dalam pola perilaku yang ajek dan terulang dalam kurun waktu yang lama sebagaimana layaknya sebuah kebiasaan. Kedua, yang dimaksud etika adalah filsafat moral atau ilmu yang membahas dan  mengkaji nilai dan norma yang diberikan oleh moralitas dan etika dalam pengertian diatas.

2.    Moral

Moral berasal dari kata mos (tunggal) dan mores (jamak) dalam bahasa latin yang artinya kebiasaan atau cara hidup. Menurut Wursanto (1987) yang dimaksud moral adalah aturan kesusilaan yang meliputi semua norma untuk kelakuan, perbuatan, dan tingkah laku yang baik. Kata susila berasal dari bahasa sangsakerta, su berarti lebih baik dan sila berarti dasar-dasar, prinsip-prinsip, atau peraturan-peraturan hidup. Jadi, susila berarti peraturan-peraturan hidup yang lebih baik.

PENGERTIAN SEKRETARIS

Kata “sekretaris” atau dalam bahasa Inggris “secretary” berasal dari bahasa  Latin  yaitu  “secretarius”  yang  berarti  orang  yang  dipercaya menyimpan rahasia. Dengan demikian, yang dimaksud dengan sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan yang mempunyai tugas menerima dikte, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinan atas kewajibannya dan melakukan tugas lain yang ada hubungannya dengan meningkatan evektivitas pimpinan. (Sutiyoso, 1979:5).

Pengertian sekretaris menurut Sutarto (1992:10), seseorang yang tidak hanya sekedar menerima menerima perintah pimpinan melainkan juga membantu secara aktif dengan jalan melakukan pola perbuatan menejer yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan dan penyempurnaan”.

Pengertian sekretaris menurut Louis C. Nanassy and William Selden yang dikutip oleh Sutarto (1992:3) berpendapat bahwa:

“secretary: An office empplloyee who a more responsibe position than a stenograper and whose duties usually include incude talking and transcribing dictation, dealling with the pubblic by answering the telephone, meeting callers, and making appoointments and maintaining or filing records, letters, etc. A secretary freuentlly acts as an administrative assistant or junior executive.” (sekretaris: seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggungjawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya melliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berhubungan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.)

Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson and Carol Milano, yang dikutip oleh Ursula Ernawati (2004: 1) bahwa:

”A Secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and style”. (yang berarti: seorang sekretaris adalah seorang yang profesional. Sebagai profesional, diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisannya dengan penuh kompentensi, dapat dipercaya dan berkepribadian).

Pengertian sekretaris menurut Profesional Sekretaries International (PSI) yang dikutip oleh Ursula Ernawati (2004:2) bahwa:

”A Secretary shall be defined as an executive who prossesed a nmastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction or supervision, exereises initiative and judgement, and makes decisions within the scope of assigned authority.” (yang berarti: seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan, menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dengan penuh pertimbangan serta mengambil keputusan sesuai dengan lingkup wewenang tugasnya).

Dari beberapa pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.

MACAM-MACAM SEKRETARIS

Hendarto (2004:8) menyatakan bahwa pada prinsipnya terdapat dua jenis sekretaris, yaitu:

1.        Sekretaris Pribadi, yaitu sekretaris pembantu perseorangan. Jika ia digaji oleh orang perorangan, misalnya sekretaris seorang artis, ia disebut Private Secretary, sementara bila ia dibayar oleh perusahaan, disebut Personal Secretary.

2.        Sekretaris Perusahaan/Sekretaris Eksekutif, yaitu sekretaris yang dalam perusahaan mengepalai suatu unit khusus (Sekretariat).  Sekretaris yang sudah menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman cukup lama sebagai senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri, mengingat ia adalah manajer untuk unitnya, mempunyai bawahan yang kerap harus membuat suatu policy untuk keseluruhan pekerjaan kesekretarisan di perusahaan.

Yatimah (2009:35) menyatakan bahwa terdapat dua macam sekretaris berdasarkan luas ruang lingkup tanggung jawabnya, yaitu:

1.        Sekretaris Organisasi (executive secretary)

Seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Ciri-ciri sekretaris organisasi:

a.       Memiliki suatu unit kerja

b.      Memiliki wewenang membantu melaksanakan fungsi manajemen

c.       Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak

2.        Sekretaris Pribadi (private secretary) dan Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi.

Ciri-ciri sekretaris pribadi antara lain:

a.       Seorang pelaksana, bukan seorang pimpinan

b.      Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan

c.       Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan perkantoran.

d.      Bertanggung jawab kepada pimpinan tertentu

Sekretaris pimpinan merupakan seseorang pembantu pimpinan tertentu, dengan fungsi utama
melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial
pimpinan.

Nuraeni (2008:5) menyatakan bahwa macam-macam sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1.        Sekretaris Senior (senior secretary)

Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman dan dapat menyelesaikan sendiri masalah yang timbul saat melakukan pekerjaannya.

2.        Sekretaris Yunior (junior Secretary)

Sekretaris yunior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris yunior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

TUGAS SEKRETARIS

Tugas sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya, seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman (2002:40), Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu menejer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga maupun kantor.

Menurut Organisasi Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) ruang lingkup tugas sekretaris, yaitu:

1.        Tugas-tugas Rutin

Tugas-tugas rutin yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

a.       Membuka surat.

b.      Menerima dikte.

c.       Menerima tamu

d.      Menerima telepon.

e.       Menyimpan arsip/surat.

f.       Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

2.        Tugas-tugas Khusus

Tugas-tugas khusus yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

a.       Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

b.      Menyusun surat rahasia (confidential).

c.       Menyusun acara pertemuan bisnis.

d.      Pembelian kado atau cindera mata.

3.        Tugas-tugas istimewa

Tugas-tugas istimewa yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a.       Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

b.      Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

c.       Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d.      Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

e.       Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f.       Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

g.      Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1.        Merencanakan pekerjaan.

2.        Menerima tamu.

3.        Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4.        Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Menurut (Sutarto: 1992), Tanggung Jawab Sekretaris selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1.        Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a.       Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b.      Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c.       Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d.      Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e.       Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan

2.        Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a.       Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b.      Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja

c.       Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d.      Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e.       Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3.        Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. (A.B Susanto, 1997: 14-15)

FUNGSI SEKRETARIS

Pada dasarnya fungsi sekretaris yaitu sebagai pembantu pimpinan dalam suatu perusahaan. Meskipun fungsi sekretaris hanya sebagai pembantu pimpinan namun sama sekali tidak berarti bahwa fungsi tersebut tidak penting. Walaupun hanya mengenai persoalan kecil, tetapi apabila dikerjakan sendiri oleh pimpinan akan membuat pekerjaan semakin menumpuk (Sutiyoso, 1979:21). Fungsi sekretaris menurut Ursula (2004:9) adalah:

1.    Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan

Fungsi membantu meringankan tugas-tugas pimpinan sedapat mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh pimpinan sebagian besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris. Ada bagian dari keputusan pimpinan harus dikomunikasikan oleh sekretaris kepada pejabat lain yang relevan untuk diselesaikan, adapula yang harus diselesaikan sekretaris secara tuntas.

2.    Menangani informasi untuk pimpinan

Fungsi sekretaris dalam menangani informasi adalah membantu pimpinan agar berhasil mencapai tujuan organisasi dengan cara memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan serta membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas menejerialnya berdasarkan informasi yang diterima, yang kemudian sekretaris melaksanakan tindak lanjut dari keputusan yang telah dibuat pimpinannya. Adapun informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik harus memenuhi syarat yaitu, lengkap, relevan, mutahir dan benar. Untuk itu, sekretaris dalam penanganan informasi harus berpedoman pada syarat diatas. Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa atau hal-hal yang sedang terjadi dalam perusahaan, disini sekretaris harus bertindak sebagai mata dan telinga dari pimpinan dan sekretaris harus senantiasa menyampaikan informasi-informasi yang sedang hangat dalam masyarakat yang sekaligus relevan dengan tugas pimpinan atau kepentingan perusahaan. Untuk kepentingan seperti inilah, maka sekretaris harus rajin membaca surat kabar, majalah, mendengarkan radio atau menonton televisi untuk mendapat informasi terkini. Meliputi membuat kliping dan artikel, berita atau informasi dari media cetak, untuk disajikan kepada pimpinan, bila perlu diarsipkan kliping secara baik agar mudah ditemukan kembali bila suatu saat diperlukan.

3.    Menjadi jembatan penghubung

Harus mampu menetapkan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak harus didahulukan dan tugas yang dapat ditunda dahulu. Biasakan diri menganalisa pekerjaan, bila ada berbagai tugas penting, maka seorang sekretaris harus pandai menyusun prioritasnya. Sekretaris dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, perlu membina dan menjaga hubungan baik yang dapat meningkatkan citra perusahaan. Sekretaris menjalankan tugas sebagai Public Relations Officer, tugasnya yaitu untuk menyampaikan informasi yang jelas dan lengkap tentang perusahaan. Seorang sekretrais harus menjaga kredibilitas dan reputasi pimpinan dan perusahaan, maka sekretaris wajib meluruskan persepsi yang keliruitu. Sekretaris perlu tampil rapi dan meyakinkan. Seorang sekretaris akan bertemu dengan setiap orang yang akan berhubungan dengan pimpinannya. Para tamu akan memperoleh kesan baik terhadap reputasi dan kredibilitas pimpinan melalui penampilan, sikap dan tutur kata sekretarisnya. Sekretrais sering disebut sebagai cermin perusahaan, untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk tangkas, taktis dan ramah sekaligus lugas dalam melayani tamu perusahaan, untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk tangkas, taktis dan ramah sekaligus lugas dalam melayani tamu.

PENAMPILAN SEKRETARIS

Image merupakan lukisan diri yang ditampilkan kepada orang lain. Keahlian atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tingi memang sangat dibutuhkan, akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlian anda yang paling sempurna sekalipun.

Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan. Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri. Bagaimana cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, berpakaian dan merias diri. Respon positif atau negatif tergantung dari image yang disampaikan, misalanya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan santun dan lain-lain.

Penampilan sekretaris menurut Hendarto Hartiti dan Tulus Haryono (2002:23) yaitu:

1.        Menjaga kesehatan dengan membiasakan hidup dan makan yang sehat.

2.        Tampil dengan menarik

Kepribadian seseorang terpancar melalui penampilan (appearance), yaitu keadaan lahiriah yang dapat dilihat oleh orang lain. Untuk itu sekretaris harus memperhatikan penampilan agar selaulu berpenampilan menarik. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris.

a.       Rambut

Rambut harus selalu dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model yang sederhana. Keramaslah dengan selang waktu normal. Rambut yang panjang membutuhkan perawatan ekstra, tetapi apabila cocok dengan rambut panjang, jangan terlalu ikut-ikutan mode pendek yang sedang In. tetapi rambut panjang jangan sampai mengganggu pekerjaan. Sesuaikan model rambut dengan raut muka dan gunakan moel rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan.

b.      Kulit

Kulit harus bersih dan bebas penyakit. Jika kulit wajah dan tubuh sehat, penampialan akan terlihat segar dan sempurna walaupun tanpa make up. Kulit yang bersih juga terhindar dari bau badan yang menyengat.

c.       Make Up

Make Up bukan hanya rias wajah, melainkan mencankup perawatan kulit muka agar bersih dan berseri-seri. Penggunaan bahan make up yang cocok merupakan perawatan dasar wajah. Biasakan dengan satu jenis merk make up sehingga wajah tidak rusak, karena kulit harus terus menerus menyesuaikan diri dengan produk make up yang baru. Merias wajah harus dilakukan sewajar mungkin (natural) sesuai dengan jabatan. Jangan berdandan terlalu menor, namun jangan juga melupakan riasan sehingga wajah terlihat sangat pucat. Sekretaris wajib mengetahui cara merawat dan menata rias wajah secara tepat dan benar. Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah konsep sendiri tentang dirinya, identitas, kemampuan, dan martabatnya. Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu untuk berpikir positif dan pada akhirnya.

d.      Pakaian

Walaupun model pakaian berubah-ubah, hendaklah pakaian yang digunakan cocok untuk bekerja dan pekerjan yang dijalankan. Salah satu tuntutan profesi sekretaris untuk selalu bekerja cepat, lebih baik diantisipasi dengan pakaian yang praktis. Pilihlah pakaian yang pantas dan membuat percaya diri, menarik, cocok dengan bentuk dan tinggi tubuh dan serasi dengan warna kulit. Pakaian tidak harus selalu dari produk-produk yang ternama, akan tetapi hendaknya yang terlihat berkualitas. Yang terpenting sekretaris perlu memperhatikan pengaturan perpanduan warna, mempunyai cita rasa (taste) yang baik agar dengan pakaian tersebut dapat mengubah penampilan menjadi lebih baik.

e.       Sepatu

Lebih baik tidak memakai sepatu sandal atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih bagus di pandang dan membuat figur tubuh lebih tegap sewaktu berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan. Apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, atau kulitnya. Apakah telah disemir dan telah sesuai warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.

f.        Perhiasan

Jangan memakai semua perhiasan yang anda miliki, secukupnya saja, yang wajar dan tidak perlu berharga mahal. Selain jam tangan, anting, atau giwang merupakan perhiasan yang selayaknya.

g.      Parfum

Dalam kehidupan kantor, parfum memegang peranan yang lebih dominan dari pada asesori/perhiasan. Pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian dan tentu saja yang aromanya tidak terlalu menyengat.

Sopan  santun  yang  berhubungan dengan  penampilan  yang  wajib  diperhatikan  dalam  lingkungan  kerja sekretaris, yaitu:

1.       Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.

2.        Jangan bermake up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.

3.    Jangan melepas sepatu ketika bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.

SYARAT DAN KEPRIBADIAN SEKERTARIS

1.        Syarat Seorang Sekretaris

Syarat-syarat sekertaris menurut Yatimah (2010), Syarat dasar yang harus dimiliki sekertaris adalah sebagai berikut:

a.  Berpendidikan setidaknya tamat SMA ditambah pendidikan sekertaris mempunyai     kemampuan kerja sebagai sekertaris, yaitu terampil dalam hal mengetik, korespondensi, mengerti berbagai mesin kantor, menyusun laporan, dan sebagainya.

b.    Memiliki pengetahuan umum tentang pekerjaan sekertaris, misalnya organisasi, manajemen
      perusahaan, masalah niaga, dan sebagainya.

c.    Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa inggris, dan bahasa asing lainnya yang diperlukan.

Selain syarat-syarat tersebut diatas ada juga yang berpedapat bahwa syarat sekertaris adalah sebagai berikut: 
1. Syarat pengetahuan
2. Syarat pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan di bidang sekertaris. Syarat
    pengetahuan ini biasanya saat ini masih di ukur dari pendidikan.
3. Syarat keterampilan

 Keterampilan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

Ø Kemampuan bahasa indonesia dan bahasa asing

Ø Pengusaan teknologi

Ø Keterampilan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)

Ø Penguasaan komputer

Ø Pengelolaan keuangan

Ø Kemampuan memecahkan masalah

2.        Kepribadian sekertaris

Kepribadian dapat diartikan sebagai pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan, dan kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam cara yang khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Kepribadian sekertaris berarti seluruh perbuatan menyangkut kemempuan dan kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku seorang sekertaris selama dia bekerja (Yatimah, 2010). Karakter sekretaris seyogianya memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

a.    Loyalitas

Loyalitas merupakan perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya sehingga merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi dan jika perlu, membela organisasi.

b.    Ketekunan dan kerajinan

Seorang sekertaris harus tekun dan rajin dalam melakukan pekerjaannya karena biasanya pekerjaan kantor berangkai. Bila tidak tekun dan rajin, penyelesaian tugas berikutnya akan terhambat. Akibatnya dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.

c.    Kesabaran

Tugas sekertaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan operasional yang selalu membutuhkan bantuan  informasi dan administrasi lainnya, maka ia harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud berarti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

d.      Kerapian

Kerapian merupakan tanda bahwa pekerjaan ditata dengan baik. Selain kerapian dalam pekerjaan, kerapian dalam penampilan pun penting untuk diperhatikan.

e.       Dapat menyimpan rahasia

Seorang sekertaris, selain membantu pimpinan, adalah menyimpan rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk menyimpan rahasia karena kalau terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Terlebih bila kebocoran tersebut sampai kepada organisasi atau perusahaan pesaing.

PENGERTIAN ETIKA SEKERTARIS

Etika sekertaris adalah sekumpulan norma, nilai, kaidah, dan ukuran yang diterima dan ditaati oleh sekertaris berupa peraturan dan hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik), dan dianggap sudah diketahui dan perlu untuk harus dilaksanakan (Yatimah, 2010).

Etika sekertaris merupakan pedoman sikap dan tingkah laku dalam kehidupan sehari-hari, baik di dalam maupun di luar kantor. Dalam melaksanakan tugasnya, sekertaris harus bertugas sesuai dengan norma dan tatakrama yang terkandung dalam etika kepegawaian. Pegawai kantor, khususnya sekertaris, diharapkan dapat memahami isi etika sekertaris dan melaksanakan dengan sebaik-baiknya guna meningkatkan produktivitas kerja.

Menurut Sedarmayanti (1997), etika sekretaris adalah norma-norma, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan yang baik dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilakukan.

Adapun tujuan pemahaman dan penghayatan etika sekertaris adalah mengatur tata krama dan aktivitas seorang sekertaris yang profesional. Etika sekertaris harus terwujud dalam tingkah laku sehari-hari, diantanya berkelakukan baik, rajin, taat, setia, dan sopan-santun, serta menjaga, memelihara, mempertahankan, dan membela keamanan dan rahasia perusahaan. Baik-buruknya citra sekertaris dan perusahaan bergantung pada cerminan etika sekertaris. Jika mampunyai etika yang baik, didalam maupun diluar perusahaan, sekertaris akan memberikan kesan yang baik dan simpatik secara pribadi maupn perusahaan tempat bekerja.

PRINSIP-PRINSIP ETIKA SEKERTARIS

Dalam modul “Etika Birokrasi” (The Liang Gie, 1987) bahwa dalam sejarah peradaban manusia sejak abad ke-4 Sebelum Masehi, para pemikir telah mencoba menjabarkan berbagai corak landasan etika sebagai pedoman hidup bermasyarakat. Dalam hubungan itu sedikitnya terdapat 120 macam ‘ide agung’ (great ideas) yang merupakan landasan moralitas manusia, seluruh gagasan atau ide agung tersebut diringkas menjadi 6 prinsip yang kemudian dijadikan landasan prinsipil dari etika. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1.        Prinsip keindahan (beauty)

Prinsip ini mendasari segala sesuatu yang mencakup penikmatan rasa senang terhadap keindahan. Dengan demikian, berdasarkan prisnsip ini, etika manusia adalah berkaitan atau memperhatikan nilai-nilai keindahan. Itulah sebabnya, seseorang memerlukan penampilan yang serasi dan indah atau enak dipandang dalam berpakaian dan menggunakannya pada waktu yang tepat. Tidak etis jika seseorang memakai pakaian olah raga pada jam kerja, atau tidak sepatutnya seseorang menghadapi tamunya dengan pakaian tidur. Etika dalam pengelolaan kantor yang dilandasi nilai-nilai estetika, antara lain diwujudkan dengan perencanaan tata ruang, furnitur, dan hiasan-hiasan dinding, serta aksesoris lainnya yang bersifat ergonomis dan menarik, shingg membuat orang bersemangat tinggi dalam bekerja.

2.        Prinsip persamaan (equity)

Hakikat kemanusiaan menghendaki adanya persamaan antara manusia yang satu dengan dengan manusia yang lainnya. Setiap manusia yang lahir di bumi ini memiliki hak dan kewajiban masing-masing, dan pada dasarnya adalah sama atau sederajat. Konsekuensi dari ajaran persamaan ras juga menuntut persamaan diantara beraneka ragam etnis. Watak, karakter, atau pandangan hidup masing-masing etnis di dunia ini memang berlainan, namun kedudukannya sebagai suatu kelompok masyarakat adalah sama. Etika yang dilandasi oleh prinsip persamaan (equity) ini dapat menghilangkan perilaku diskriminatif, yang membeda-bedakan dalam berbagai aspek interaksi antar manusia.

3.        Prinsip kebaikan (goodness)

Secara umum, kebaikan berarti sifat atau karakteristik dari suatu yang menimbulkan pujian. Perkataan baik (good) mengandung sifat seperti persetujuan, pujian, keunggulan, kekaguman, atau ketepatan. Dengan demikian, prinsip kebaikan sangatlah erat kaitannya dengan hasrat dan cita seseorang. Apabila seseorang menginginkan kebaikan dari suatu ilmu pengetahuan, misalnya ia akan mengandalkan objectivitas ilmiah, kemanfaatan pengetahuan, rasionalitas, dan sebagainya. Adapun jika seseoranga menginginkan kebaikan tatanan sosial, yang diperlukan adalah sikap-sikap sadar hukum, saling menghormati, berperilaku baik (good habits), hormat-menghormati, berbuat baik kepada orang lain, berkasih sayang, dan sebagainya.

4.        Prinsip keadilan (justice)

Keadilan merupakan kemauan yang tetap dan kekal untuk memberikan kepada setiap orang yang mesti diperolehnya.

5.        Prinsip kebebasan (liberty)

Kebebasan dapat diartikan sebagai keleluasan untuk bertindak atau tidak bertindak berdasarkan pilihan yang tersedia bagi seseorang. Kebebasan muncul dari doktrin bahwa setiap orang memiliki hidupnya sendiri serta memiliki hak untuk bertindak manurut pilihannya sendiri, kecuali jika pilihan tindakan tersebut melanggar kebebasan yang sama dari orang lain.

6.        Prinsip kebenaran (truth)

Kebenaran dapat diartikan sebagai keadaan (hal) yang cocok dengan keadaan yang sesungguhnya. Seorang sekertaris harus menerapkan prinsip kebenaran dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Misalnya, kebenaran dalam pembuatan laporan kepada pimpinan. Ia tidak memberikan laporan yang mengada-ada agar ia mendapat pujian dari pimpinan. Keenam ide agung atau prinsip-prinsip etika, menjadi prasyarat dasar bagi pengembangan nilai-nilai etika atau kode etik dalam hubungan antarmanusia, manusia dan masyarakat, dan sebagainya. Dengan perkataan lain, serangkaian etika yang disusun sebagai aturan hukum yang mengatur jalan hidup dan kehidupan manusia, masyarakat, organisasi, instansi, dan sebagainya harus dapat menjamin terciptanya keindahan, kebaikan, keadilan, kebebasan, dan kebenaran bagi setiap orang.

Sesuai dengan enam prinsip etika, prinsip etika sekertaris berkaitan erat dengan berbagai hal yang mendukung terwujudnya kinerja sekertaris yang memiliki nilai dan norma kebaikan, kesamaan, keindahan, keadilan, kebebasan, dan kebenaran.

ETIKA KERJA SEKRETARIS

Sebagaimana diuranikan di atas, etika sangat erat kaitanya dengan nilai-nilai dan pola perilaku dari setiap individu. Sementara perhatian dan rasa terhadap nilai-nilai dari diri individu ditentukan oleh latar belakang sejarah, budaya, dan perkembangan kondisi sosial dan lingkungan tempat individu tersebut tumbuh dan berkembang.

Menurut Ursula (2003), etika profesi sekertaris mencakup hal-hal sebagai berikut.

a.       Selalu berdisiplin dalam tindakannya

b.      Solider dan tenggang rasa

c.       Berempati pada orang lain

d.      Terbuka

e.       Tidak melakukan perbuatan tercela

f.       Menjadi trouble shooter (penyelesaian masalah) dan bukan trouble maker (pembuat masalah)

g.      Menciptakan suasana yang menggembirakan

Ursula (2003) juga menyebutkan hal yang harus dihindari adalah:

a.         Berkelompok

b.        Datang terlambat

c.         Sering absen

d.        Bersantai-santai atau melalaikan tugas

e.         Sering memakai telepon kantor demi kepentingan pribadi

f.         Menunda-nunda pekerjaan

g.        Menjilat atasan

h.        Memakai jam kerja untuk bersenda gurau

i.          Memakai fasilitas kantor demi kepentingan pribadi.

PENUTUP

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, seorang sekretaris juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Bogor: Graha Ilmu.

Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Sekretaris. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Hartiti Hendarto, M.G. dan Tulus haryono, F.X. 2002. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM.

Ikatan Sekretaris Indonesia. 2015. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris. http://www.organisasi-isi.tk/2015/09/tugas-dan-tanggung-jawab-sekretaris.html. [5 Mei 2016]

Keraf, Sonny. 1998. Etika Bisnis, Tuntutan dan Relevansinya. Edisi Baru. Jakarta: Penerbit Kanisius.

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghallia Indonesia.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sektretaris. Bandung: Mandar Maju.

Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gajah Mada University.

Sutiyoso. 1979. Sekretaris yang Cekatan. Jakarta: Mutiara.

The Liang Gie. 1987. Ensiklopedia Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Wursanto, Ig. Drs. 1987. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Khanesius.

Yatimah, Dorotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: CV. Pustaka Setia.